V praksi se včasih srečamo z različnim pojmovanjem obsega dela računovodje ali računovodske pisarne, kot je naša.
a) izdajanje računov kupcem
Je to opravilo, ki naj bi ga izvajal računovodja?
To je tipično opravilo, ki po našem mnenju ne sodi v obseg dela računovodje. Račun lahko hitreje, učinkoviteje in z več razumevanja napiše podjetnik sam ali oseba, ki v podjetju skrbi za del administracije. Če ga piše računovodja, mu mora nekdo iz podjetja poslati točno vsebino računa, to pa pomeni, da je bil čas, potreben za pripravo računa, že porabljen, čas računovodje bo porabljen brez prave potrebe.
Ali Semafor opravi tako storitev?
Seveda jo, posebej, če je računov malo in je njihova vsebina nezahtevna.
Kako je izdajanje računov najbolje organizirati?
Tako, da jih izda podjetnik sam, pri tem pa uporabi vsaj Excel predlogo, še veliko bolje pa programa evasco.si ali webvasco.
b) pošiljanje e-računov
Je to opravilo, ki naj bi ga izvajal računovodja?
To je opravilo, ki naj ga izvede tisti, ki je napisal račun.
Ali Semafor opravi tako storitev?
Seveda jo, e-račun pošljemo preko pooblaščene organizacije, pripravimo pa ga z orodji Vasco.
Kako je pošiljanje e-računov najbolje organizirati?
Tako, da jih podjetnik pošlje iz programov evasco.si ali webvasco. Tako je pošiljanje e-računa podobno opravilo, kot je bilo včasih tiskanje računa. Vzame skoraj nič časa niti ne povzroča nobenih računovodskih stroškov.
c) priprava potnih nalogov in obračunov potnih stroškov
Je to opravilo, ki naj bi ga izvajal računovodja?
Ne, še posebej če je to zunanji računovodja, ki nima nobenih izvirnih informacij o službenih poteh.
Ali Semafor pripravi potni nalog in obračun potnih stroškov?
Ja, vendar bomo udeleženca službene poti natančno izprašali in prosili za vsa dokazila o nastalih stroških.
Kako je pripravo potnih nalogov najbolje organizirati?
Tako, da jih podjetnik sestavi v aplikaciji, le izjemoma v Excel preglednici, kadar so poti enostavne, ponavljajoče in ni veliko različnih spremljajočih stroškov.
č) razvrščanje in urejanje neurejene papirnate dokumentacije
Je to opravilo, ki naj bi ga izvajal računovodja?
Ne, dokumente mora razvrstiti podjetnik, saj ta vsebinsko pozna poslovne dogodke.
Ali Semafor opravi tako razvrščanje in urejanje?
Ne, razen če gre za enkratno pomoč ali izreden primer. Že od leta 2012 poslujemo le z datotekami, shranjenimi v dokumentnem sistemu, s papirnatimi verzijami pa ne poslujemo in jih ne shranjujemo.
Kako je najbolje razvrščati dokumentacijo?
Tako, da podjetje papirnato dokumentacijo v celoti odpravi, se digitalizira, morebitni papirnati račun, ki se pojavi izjemoma, pa skenira in shrani v stari registrator, v katerega nihče nikoli več ne bo vpogledal.
Če mikro podjetje upošteva zgornje in podobne izkušnje iz naše prakse, lahko tovrstna opravila izvede hitro in učinkovito, stranski učinek pa je znaten prihranek pri računovodskih stroških in porabi lastnega časa.