GDPR in zakonito obdelani osebni podatki

Uredba o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov (GDPR), ki je pričela veljati 25. maja, jemlje veliko časa tistim, ki so odgovorni za skladnost poslovanja z Uredbo.

V zvezi z obračunom plač v gospodarskih družba in pri podjetnikih velja, da so podatki, ki so potrebni za obračun, obdelani zakonito (6. člen Uredbe), saj so potrebni za izpolnitev zakonskih obveznosti delodajalca, ki z vidika Uredbe nastopa v vlogi upravljalca podatkov.

 

Zakonsko obveznost obdelave osebnih podatkov delodajalcem nalaga Zakon o evidencah na področju trga dela in socialne varnosti (ZEPDSV), ki jim predpisuje vodenje naslednjih evidenc (12. člen ZEPDSV):

 

I. Evidence o zaposlenih delavcih, ki mora vsebovati naslednje podatke (13. člen ZEPDSV):

a)     podatki o delavcu:

  osebno ime,

  datum rojstva, če oseba nima EMŠO,

  kraj rojstva,

  država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,

  enotna matična številka občana,

  davčna številka,

  državljanstvo,

  naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),

  naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),

  izobrazba,

  ali je delavec invalid,

  kategorija invalidnosti,

  ali je delavec delno upokojen,

  ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,

  ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo,

  naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);

b)     podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):

  vrsta delovnega dovoljenja,

  datum izdaje delovnega dovoljenja,

  datum izteka delovnega dovoljenja,

  številka delovnega dovoljenja,

  organ, ki je izdal delovno dovoljenje;

c)     podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:

  datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,

  datum nastopa dela,

  vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,

  razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,

  poklic, ki ga opravlja delavec,

  strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,

  naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,

  število ur tedenskega rednega delovnega časa,

  razporeditev delovnega časa,

  kraj, kjer delavec opravlja delo,

  ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;

č)    podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:

  datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,

  način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

 

14. člen ZEPDSV med drugim določa, da se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v to evidenco, hranijo trajno. V praksi so zgornji podatki vpisani v kadrovsko evidenco.

 

II. Evidence o stroških dela, ki mora vsebovati naslednje podatke, vpisane vsak mesec (16. člen ZEPDSV):

a)     podatke o delavcu:

poleg podatkov iz točke a) 13. člena vpisuje še:

  številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki;

b)     podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca:

plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:

  bruto plača za delo s polnim delovnim časom,

  bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega,

  bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo),

  bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca;

  zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:

  bruto zaostala izplačila in nadomestila plač;

izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače):

  bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti,

  dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja;

neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila):

  plača,

  zaostalo izplačilo,

  nadomestilo plače,

  izredno izplačilo;

c)     podatke o drugih stroških dela:

  povračila stroškov v zvezi z delom,

  regres za letni dopust,

  jubilejna nagrada,

  dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev,

  plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje,

  solidarnostna pomoč,

  odpravnina,

  stroški izobraževanja delavcev,

  davki na izplačane plače,

  ostali stroški dela;

č)    podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca:

prispevki v breme delodajalca:

  plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,

  plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,

  plačani prispevki za starševsko varstvo,

  plačani prispevki za zaposlovanje;

prispevki v breme zavarovanca:

  plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,

  plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,

  plačani prispevki za starševsko varstvo,

  plačani prispevki za zaposlovanje.

 

V praksi so ti podatki vpisani v namensko aplikacijo za obračun plač.

 

III. Evidence o izrabi delovnega časa, ki vsebuje naslednje podatke, vpisane dnevno (18. člen ZEPDSV):

        podatke o številu ur,

        skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,

        opravljene ure v času nadurnega dela,

        neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,

        neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,

        neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,

        število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.

 

Ta evidenca se v praksi vodi s pomočjo kontrole pristopa, lahko se vpisuje v tabelo ali pa, po starem, je še na papirju.

 

IV. Evidence o oblikah razreševanja kolektivnih sporov pri delodajalcu (20. člen ZEPDSV).

Te evidence manjši delodajalci običajno nimajo, saj sta pri njih stavka ali delovna arbitraža redkejša dogodka.

 

Vse podatke, naštete v zgornjih evidencah, mora delodajalec obdelovati na podlagi ZEPDSV, zato za obdelovanje teh podatkov ne potrebuje nobene privolitve delavca, še več, podatki se morajo hraniti trajno, v primeru prenehanja delodajalca brez pravnega naslednika jih prevzame Arhiv RS.

 

Tako piše tudi Informacijski pooblaščenec v mnenju tukaj, v katerem podrobno pojasnjuje razmerje med ZVOP-1 in ZEPDSV glede hrambe listin, na podlagi katerih se vzpostavijo zgornje evidence.

 

Prepričani smo, da bi bili delodajalci zakonodajalcu hvaležni za kakršnokoli poenostavitev ali vsaj poenotenje zakonov, ki bi bili napisani tako, da jih ne bi bilo treba še posebej tolmačiti.

Dodaj odgovor